Czy przy niszczeniu dokumentów osobowych należy przestrzegać konkretnych przepisów prawnych?

Niszczenie dokumentów a uregulowania prawne

Na przestrzeni lat wydano wiele dokumentów, które miały regulować kwestię ochrony danych osobowych m.in. pod kątem niszczenia dokumentów. Początkowo w Polsce obowiązywała Ustawa o ochronie danych osobowych, która w 2018 roku została zastąpiona przez RODO. Akt ten wskazuje na konieczność zapewniania ochrony danym osobowym na każdym etapie procedowania dokumentów. Przedsiębiorcy muszą przestrzegać również norm międzynarodowych, w tym przede wszystkim normy DIN 66399 oraz ISO/IEC 21964. Uwarunkowania prawne znajdują zastosowanie przy niszczeniu każdego nośników danych, także ich masowej utylizacji, o której więcej można dowiedzieć się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/masowe-niszczenie-dokumentow/.

Jak w prawidłowy sposób niszczyć dokumenty?

Niszczenie dokumentów to skomplikowany proces, który składa się z wielu kolejnych etapów. Pierwszym z nich jest składowanie dokumentacji w taki sposób, aby nie miały do niej dostępu osoby postronne. Drugi to transport, który musi odbywać się w bezpiecznych warunkach. Niektóre metody niszczenia dokumentów można również zastosować bezpośrednio w siedzibie firmy, wtedy też przedsiębiorca nie ma obowiązku ich transportowania do miejsca docelowego (zazwyczaj jest to siedziba podmiotu zajmującego się utylizacją dokumentów). Kluczowym elementem całego procesu jest niszczenie papieru lub innego typu nośników danych. W przypadku dokumentów cyfrowych nośniki należy zdemagnetyzować. Więcej na temat tej procedury można przeczytać na stronie: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/ozarow-mazowiecki/. Ostatnim elementem całej układanki jest utylizacja ścinek, która musi odbywać się zgodnie z przepisami z zakresu ochrony środowiska naturalnego.

Na co warto zwrócić uwagę podczas niszczenia dokumentów?

Przepisy nie regulują jednoznacznie sposobu, w jaki należy niszczyć dokumenty. Coraz częściej zastosowanie znajduje system bezpiecznych pojemników, o którym więcej można dowiedzieć się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/niszczenie-dokumentow-w-systemie-bezpiecznych-pojemnikow/. Inne metody niszczenia dokumentów również są skuteczne, jednak przedsiębiorca musi pamiętać o:

• odpowiednim zabezpieczeniu dokumentacji (regulacje RODO),

• specjalnym obchodzeniu się z dokumentami zawierającymi dane chronione (norma DIN 66399),

• odpowiednie wielkości ścinek papieru (norma ISO/IEC 21964).

Ze względu na złożoność procedury utylizacji nośników danych, coraz więcej firm korzysta z pomocy podmiotu zewnętrznego. Dzięki wsparciu profesjonalistów niszczenie dokumentów nie jest wiąże się ze stresem, nadmiernymi wydatkami czy stratą cennego czasu.