Na czym polega praca event managera?

Brief jako sposób na poznanie potrzeb klienta

Dobry brief zapobiega potencjalnym nieporozumieniom. W celu poznania potrzeb i celów klienta trzeba wykazać się empatią. Umieć postawić się na jego miejscu, aby zrozumieć, jakie znaczenie mają dla niego przyjęte założenia. Event manager powinien wykształcić w sobie doskonałe umiejętności komunikacyjne oparte na asertywności. Czasem konieczne okazuje się bowiem uzmysłowienie zleceniodawcy, że pewne koncepcje trudno zrealizować przy ograniczonym budżecie. Poza tym nie wszystkie okażą się efektywne. Swoimi spostrzeżeniami należy dzielić się w sposób przemyślany, aby nie urazić klienta i okazać szacunek jego pomysłom.

Opracowanie koncepcji wydarzenia i jej przedstawienie klientowi

Znając potrzeby i budżet klienta, można mu zaprezentować scenariusz wydarzenia. Tworząc jego koncepcję, warto korzystać z pokładów własnej kreatywności. W branży eventowej liczy się bowiem oryginalność. Zarówno zleceniodawca, jak i potencjalni uczestnicy pragną czegoś, z czym jeszcze nie mieli do czynienia. Impreza powinna bowiem zapisać się w pamięci gości i innych przedstawicieli branży, w jakiej działa klient.

Zleceniodawcy należy przedstawić nie tylko scenariusz eventu w atrakcyjny sposób, który go zachęci do jego realizacji, ale też przedłożyć kosztorys. Przy jego opracowywaniu trzeba pamiętać, że wszystkiego nie da się zaplanować, dlatego 20% budżetu wymaga zamrożenia na nieprzewidziane wydatki. 

Zawarcie umowy z klientem na realizację eventu

Ciekawa koncepcja wydarzenia, do której uda się przekonać klienta dzięki umiejętnościom perswazji, skutkuje zawarciem umowy. Nie wolno pozostawiać pola na niedopowiedzenia. Wszystkie ustalenia należy zebrać, aby obie strony mogły się pod nimi podpisać. Zapewnia to prawną ochronę ich interesów.

Współpraca z podwykonawcami

Event manager mając podkładkę w postaci umowy, nawiązuje kontakt z właścicielami obiektu i podwykonawcami. Korzysta z ich usług, aby zrealizować niezapomnianą imprezę dla swojego klienta. W ostatnich latach dużą popularnością cieszą się dodatkowe atrakcje. Coraz częściej zaprasza się zespoły muzyczne i znanych konferansjerów, aby uświetnić wydarzenie ich obecnością. Jeśli klient działa w branży kosmetycznej lub modowej, dobrym rozwiązaniem wydaje się współpraca ze specjalistką od analizy kolorystycznej. Z każdą z zaproszonych osób trzeba zawrzeć umowę. 

Rozliczenie eventu

Gdy impreza dobiega końca, event manager musi znaleźć czas na pracę biurową i przygotowanie rozliczenia dla klienta. Dobrym zwyczajem jest przesłanie zleceniodawcy krótkiego podsumowania, które dokumentuje osiągnięcie wcześniej wyznaczonych celów.

Pragniesz pracować jako event manager? Kurs pomoże Ci poszerzyć wiedzę wymaganą w tym zawodzie. Zyskasz też garść przydatnych wskazówek dzięki analizie case studies.